吊架式檔案系統
有沒有注意許多美國影集,
尤其是與FBI或CIA相關的場景,
總會有人偷偷摸摸的進入一間檔案室中,
打開鐵製的檔案櫃,
裡面有很多的紙做成的檔案夾,
是不是勾起一點回憶,
沒錯,要說的就是那個東西"吊架式檔案系統"。
檔案系統對工作的效率就有絕對的影響。
若經常桌面凌亂或文件未分類,
或是臨時要精確拿出指定文件常常要大規模的翻箱倒櫃,
長此以往,造成工作效率的低落,
也常常會發生遺失文件的狀況。
若是緊急的事件造成延誤,損失更是難以估計。
根據英國的一項研究指出,
桌子很亂的員工,
平均會花他上班時間的百分之七的時間在找東西,
而吊架式檔案系統的建置可以有效降低桌面的凌亂。
吊架式檔案系統
最早是在1893年的芝加哥萬國博覽會上首次出現,
已被證明為非常有效率的管理工具。
其主要的好處是當你找文件時,
不必翻動其他文件,而可直接抽取。
可以試驗看看,
如果文件水平存放,
當要找一份文件時,
必須將上方的文件搬開後,
才可能看到或拿出重要文件,
相當不便。
怎麼用:
(一)、分類
每個檔案夾應使用透明的塑膠「標籤夾」,
將所訂的標題寫在標籤紙上,放入標籤夾內,
標題應避免類似,
使得歸檔過程發生錯誤或猶豫不決。
(二)、細分與合併
若各吊夾鼓起來,
就再將它細分數個吊夾,
若吊夾內幾乎沒有文件,
則可與其他吊夾合併,
若有吊夾已有很久時沒有使用,
可以考慮將要裡面文件丟掉。
怎麼裝(以本人的辦公桌抽屜說明):
(1)、簡便檔案架之組合及吊夾
市售品在9×9買得到。
由四根鐵棒及四個塑膠組合而成。
大小約34*34*24(h)cm。
(2)、吊夾
可放入A4大小的資料。
上方有標籤可以協助分類。

有許多種的顏色供選擇。
(3)、安裝(將簡便檔案架置入辦公桌最下層之抽屜)

是不是很麻吉!
(4)、指揮艇組合(吊夾與簡便檔案之配合)


大功告成,成了辦公室最有效率的人了!!

有什麼好處:
1.看得見的好處
(1)、購置的成本:
市價180元/組,吊夾,市價19元/個。
每組(一個檔案架,15個吊夾)合計465元(180+19×15=465)。
(2)、節省之人力成本:
以保守計每人每天可結省2%的時間約10分鐘(8小時×60*2%=9.6分鐘,以10分鐘計)。
以保守計每人每月薪資20000元計算(每月工作22天,每天8小時,每月總時數176小時,時薪約114元),每天約可結省19元的人力成本。以每年365個工作天計,一年可結省6935元的人力成本。
(3)、 25個工作天所結省之人力成本就超過購置成本,以每人每天可節省2%的時間(10分鐘),每年可結省6935元以上的人力成本。
是不是很划算!!!
2.看不見的好處
(1)、檔案系統效率提昇,可對工作有莫大效益,同時工作效率提高帶來的成就感也可以提昇個人自信心。
(2)、當然節省下來的時間可以讓你做更多更有趣的事喔!
趕快去擁有你自己的吊架式檔案系統。
參考資料:
個人時間管理(廖慶榮 著)。