吊架式檔案系統

有沒有注意許多美國影集，
尤其是與FBI或CIA相關的場景，
總會有人偷偷摸摸的進入一間檔案室中，
打開鐵製的檔案櫃，
裡面有很多的紙做成的檔案夾，
是不是勾起一點回憶，
沒錯，要說的就是那個東西"吊架式檔案系統"。

檔案系統對工作的效率就有絕對的影響。
若經常桌面凌亂或文件未分類，
或是臨時要精確拿出指定文件常常要大規模的翻箱倒櫃，
長此以往，造成工作效率的低落，
也常常會發生遺失文件的狀況。
若是緊急的事件造成延誤，損失更是難以估計。

根據英國的一項研究指出，
桌子很亂的員工，
平均會花他上班時間的百分之七的時間在找東西，
而吊架式檔案系統的建置可以有效降低桌面的凌亂。

吊架式檔案系統
最早是在1893年的芝加哥萬國博覽會上首次出現，
已被證明為非常有效率的管理工具。

其主要的好處是當你找文件時，
不必翻動其他文件，而可直接抽取。

可以試驗看看，
如果文件水平存放，
當要找一份文件時，
必須將上方的文件搬開後，
才可能看到或拿出重要文件，
相當不便。

怎麼用：

(一)、分類
每個檔案夾應使用透明的塑膠「標籤夾」，
將所訂的標題寫在標籤紙上，放入標籤夾內，
標題應避免類似，
使得歸檔過程發生錯誤或猶豫不決。


(二)、細分與合併
若各吊夾鼓起來，
就再將它細分數個吊夾，
若吊夾內幾乎沒有文件，
則可與其他吊夾合併，
若有吊夾已有很久時沒有使用，
可以考慮將要裡面文件丟掉。

怎麼裝(以本人的辦公桌抽屜說明)：

(1)、簡便檔案架之組合及吊夾

市售品在9×9買得到。
由四根鐵棒及四個塑膠組合而成。
大小約34*34*24(h)cm。


(2)、吊夾


可放入A4大小的資料。
上方有標籤可以協助分類。



有許多種的顏色供選擇。


(3)、安裝(將簡便檔案架置入辦公桌最下層之抽屜)



是不是很麻吉!


(4)、指揮艇組合(吊夾與簡便檔案之配合)




   大功告成，成了辦公室最有效率的人了!!

有什麼好處：
1.看得見的好處

(1)、購置的成本：
市價180元/組，吊夾，市價19元/個。
每組(一個檔案架，15個吊夾)合計465元(180+19×15=465)。
          
(2)、節省之人力成本：
以保守計每人每天可結省2%的時間約10分鐘(8小時×60*2%=9.6分鐘，以10分鐘計)。
以保守計每人每月薪資20000元計算(每月工作22天，每天8小時，每月總時數176小時，時薪約114元)，每天約可結省19元的人力成本。以每年365個工作天計，一年可結省6935元的人力成本。
     
(3)、 25個工作天所結省之人力成本就超過購置成本，以每人每天可節省2%的時間(10分鐘)，每年可結省6935元以上的人力成本。
         是不是很划算!!!             
 
2.看不見的好處

(1)、檔案系統效率提昇，可對工作有莫大效益，同時工作效率提高帶來的成就感也可以提昇個人自信心。
(2)、當然節省下來的時間可以讓你做更多更有趣的事喔!

趕快去擁有你自己的吊架式檔案系統。

參考資料：
個人時間管理(廖慶榮 著)。
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